Dokumentation

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Projektdokumentation

Die Projektdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements.
Sie dient dem Festhalten der Geschichte von Projekten und der Speicherung von Ergebnissen/Erfahrungen für die zukünftige Verwendung.

Dokumentation – wofür?

Verfügbarmachen von Wissen
Vermeidung von Doppelaufwand
Absicherung von Entscheidungen
Laufende Überprüfung des Projektprozesses
Vergleich zwischen momentanem Stand und gesetzten Zielen (Zwischenüberprüfung; Zielüberprüfung)
Festhalten von Daten, Fakten, Erfahrungen (Nachschlagewerk)
Grundlage für die Projektpräsentation und Abschlussdokumentation!

Dokumentation – für wen?

Als Rechenschaftsbericht gegenüber der Projektfachstelle bzw. der Landesstiftung
Zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
Als Arbeitshilfe, Handbuch, etc. für Jugendarbeit
Für die Mitarbeitenden, damit alle auf dem gleichen Stand sind

Dokumentation – wie?

Dokumentation kann und soll auf vielfältig sein. Die Projektleitung ist für die Dokumentation verantwortlich und muss dafür auch Arbeitszeit einplanen (kann delegiert werden). Dazu gehört, die Projektdokumentation übersichtlich und auf aktuellem Stand zu halten, zu gewichten und Unwichtiges auszusortieren.

Bestandteile einer Projektdokumentation können sein:

Projektantrag, -vertrag, evtl. -änderung
Projekttagebuch
Projektverlauf (Berichte, Protokolle, Aktennotizen, Mails…)
Feedbackbögen
Selbstäußerungen der Teilnehmenden in den verschiedenen Projektphasen
Filme
Homepageberichte, Webseiten
Fotos
Interviews
Arbeitshilfen
Presseberichte
Sämtliche Methoden, Hinweise, Checklisten usw. zur Durchführung
…

Diese Bestandteile können nach Suchschwerpunkten (Methoden, Protokolle, Korrespondenz, Events, Öffentlichkeitsarbeit…) angelegt werden.

Eine gute Dokumentation stellt sicher, dass jederzeit ein aktueller Überblick über den Stand des Projekts existiert. Sie ist übersichtlich geordnet und bietet schnelle, komfortable Zugriffsmöglichkeiten für alle Projektbeteiligten. Dabei steht der Arbeitsaufwand in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen.

Downloads
Dokublatt (doc)
Verwendungsnachweis 2005 (doc)
Verwendungsnachweis 2006 (doc)
Anforderungen an die Dokumentation (doc)